Lorsqu’on parle de réunions, on pense tout de suite aux prises de parole, aux confrontations directes et aux adaptations interpersonnelles qui engendrent un niveau de stress pour certains. D’autant plus, elles sont réputées comme longues, ennuyeuses, répétitives, voire improductives. Pourtant, une réunion bien organisée est susceptible de produire des résultats impressionnants. Si les participants se sentent à l’aise et s’adaptent au milieu, leurs idées seront mises en valeur et susciteront les autres à en faire de même. Ainsi, l’efficacité sera de rigueur et la réunion aura porté ses fruits. Mais pour y parvenir, quelques conditions doivent être prises en considération.
Comment optimiser une salle de réunion ?
Afin de compléter ses fonctions, la salle doit s’ajuster aux types de réunion qui peuvent se produire. Que ce soit pour un brainstorming effectué par les équipes de production, une séance de formation, une réunion du conseil d’administration ou une conférence de presse, un local bien équipé pourra facilement s’accommoder selon les besoins. De ce fait, quelques équipements de base restent indispensables. Les mobiliers de bureau doivent faire partie de vos priorités. La table de réunion est bien évidemment l’élément central. Pour qu’elle soit fonctionnelle, opter pour les tables de réunion modulaire. Ces dernières peuvent prendre différentes formes : demi-lune, ronde, plans droits, rectangles… De plus, elles sont évolutives et vous avez la possibilité d’ajouter des modules selon la croissance de vos effectifs. Pour les sièges de réunion, une multitude de choix peut se présenter : chaise de conférence classique, chaise pliante, fauteuils de réunion… Veillez juste à ce qu’elles soient de qualité, pratique et confortable. En plus de ces mobiliers, il est également recommandé d’ajouter d’autres équipement salle de réunion afin de véhiculer une image plus professionnelle.
Les supports visuels
Pour qu’une réunion soit performante, un bon support visuel est indispensable. Un simple écran peut rendre l’interaction plus dynamique et intuitive. Dans la plupart des sociétés, l’utilisation des écrans ne cesse d’évoluer. De l’image statique à l’affichage cinématique, ce matériel salle de réunion occupe une fonction importante. Il permet à l’utilisateur de partager des informations sans pour autant expliquer dans les moindres détails. En effet, une image captivante donne déjà un aperçu du sujet à traiter et fait gagner un temps précieux, que ce soit pour un graphique marketing, un plan de référence ou tout simplement des consignes à respecter. Toutefois, le choix de cet équipement salle de réunion a son importance vu que les modèles sont multiples et que les options d’affichages peuvent différer. Vous pouvez bien sûr vous référer sur les sites spécialisés comme visunext.fr, officeeasy.fr ou cdiscount.com. Vous y trouverez des écrans de toutes les dimensions : 55 pouces, 75 pouces… mais également des écrans à plusieurs fonctionnalités : tactiles, caméras intégrées, visioconférence…
Les supports audios
Pour attirer l’attention de chaque participant, des appareils sur mesure feront la différence. Une sonorisation parfaite nécessite quelques paramètres à envisager. Si vous prêtez quelques intérêts aux espaces, vous constaterez de nettes améliorations. En effet, une petite salle n’exige pas d’amplificateur, car ce serait inadapté. De simples microphones suffisent. Pour un espace dédié à plus de 10 personnes, l’optimisation est nécessaire. Privilégiez alors les microphones qui disposent des interrupteurs on/off contrôlés à distance par le présentateur. Cet équipement salle de conférence est disponible sur les sites comme levenly.com, onedirect.fr ou sur l’incontournable amazon.fr. Si vous ne désirez pas que les tables se surchargent de documents ou d’autres effets personnels, optez pour des microphones en col-de-cygne. Pour une salle équipée de tables mobiles, il est judicieux de choisir des microphones sans fil afin de maximiser la flexibilité. Par ailleurs, le meneur de conférences ou l’organisateur de réunion sera plus à l’aise avec un microphone serre-tête ou cravate sans fil. Le plus important est de permettre aux personnes assises de chaque extrémité d’entendre correctement.